Структура и виды делового письма: с чего начать и чем закончить?
По результатам исследования специалистами из Warwick Business School, среднестатистический сотрудник отправляет и принимает до четырех десятков писем в сутки.
Каждый день мы отправляем письма, разные по своим задачам и направленности. Чтобы переписка достигала целей и не забирала много времени, важна скорость составления и точность передачи собеседнику сути и всех деталей письма.
Для экономии времени на составление писем и повышения их эффективности, предлагаем использовать единую структуру делового письма.
Структура всех деловых писем одинаковая и состоит из трех частей:
Введение – включает приветствие и краткое описание темы письма.
Основная часть – это ядро письма, в котором мы фиксируем важные условия, детали, договоренности, обозначаем план действий и т. п.
Заключение – часть, в которой мы подводим итог письма, задаем вопрос, фиксируем договоренности, обозначаем сроки, прощаемся и подписываемся.
Выделяют более 7 видов деловых писем, которые легко составляются по единой структуре
Письма – приглашения
Используются, когда нам необходимо организовать встречу с несколькими партнерами и содержат информацию о теме встречи, месте и времени ее проведения.
Коллеги, добрый день! Предлагаю встретиться для обсуждения проекта повышения эффективности звонков.
Дата: 1.03.2021 в 10.00 Задачи: 1)Определить статистику ошибок при звонках 2)Разработать план действий по снижению ошибок в звонках Данные для подключения: ZOOM #2222
Нам важно запустить проект до 5.03.2021 г. Если будут предложения по задачам, напишите пожалуйста мне.
С уважением, Николин Сергей Начальник Отдела автоматизации процессов Контактный телефон: 4445
Нажмите на иконки для просмотра
Введение
Основная часть
Заключение
Письма – договоренности
Такие письма, как правило, направляются после встреч для закрепления достигнутых договоренностей.
Коллеги, добрый день! Спасибо за продуктивную встречу.
Фиксирую наши договоренности: Николаев Сергей. Сделать статистику по звонкам до 3.03.2021 г. Сергей Николаев. Оформить проект по повышению эффективности звонков до 4.03.2021 г.
Если есть комментарии – дополните меня, пожалуйста. Промежуточную встречу по результатам поставлю на 17.00 3.03.2021 г.
С уважением, Николин Сергей Начальник Отдела автоматизации процессов Контактный телефон: 4445
Нажмите на иконки для просмотра
Введение
Основная часть
Заключение
Письма – просьбы
В них мы делаем запрос на предоставление информации или документов.
Коллеги, добрый день! В рамках проекта повышения эффективности звонков нам нужна дополнительная информация.
Предоставьте, пожалуйста, отчёт по статистике исходящих звонков за прошедшую неделю. Эти данные нам важно получить до 11.00 2.03.2021 г.
Если будут вопросы готов ответить на них.
С уважением, Николаев Сергей Главный эксперт Отдела автоматизации процессов Контактный телефон: 4444
Нажмите на иконки для просмотра
Введение
Основная часть
Заключение
Сопроводительные письма
Мы используем их как дополнение к направляемым файлам, чтобы помочь понять их содержание.
Коллеги, добрый день! В рамках проекта повышения эффективности звонков присылаем вам статистику звонков за прошедшую неделю.
В файле перечислены ФИО сотрудников, данные по их активностям, красным цветом выделены критичные ошибки.
Готов оперативно ответить на вопросы по файлу.
С уважением, Сергей Никоненко Начальник отдела продаж Контактный телефон: 4446
Нажмите на иконки для просмотра
Введение
Основная часть
Заключение
Информационные письма
Сообщают о изменениях в структуре, продуктах, процессах.
Коллеги, добрый день! Для повышения эффективности звонков в отделе продаж представляем новый функционал базы обзвона.
Внесены следующие изменения: - все контакты доступны автоматически - информация о клиентах доступна сразу в базе Старт работы нового функционала с 5.03.2021 г.
При возникновении вопросов или сбоев в работе пишите: Николаев Сергей 4444
С уважением, Николин Сергей Начальник Отдела автоматизации процессов Контактный телефон: 4445
Нажмите на иконки для просмотра
Введение
Основная часть
Заключение
Письма – претензии
Используются для выставления претензии по выполнению обязательств адресатом.
Коллеги, добрый день! В рамках проекта повышения эффективности звонков в отделе продаж возникла проблема.
Не все сотрудники заносят информацию о звонках в систему, что приводит к некорректной работе ей функционала и снижает показатели эффективности звонков. Важно ещё раз поставить задачу сотрудникам по применению нового функционала базы.
Предлагаю обсудить результаты работы на нашей встрече 6.03.2021 г.
С уважением, Николин Сергей Начальник Отдела автоматизации процессов Контактный телефон: 4445
Нажмите на иконки для просмотра
Введение
Основная часть
Заключение
Письма – благодарности
Такие письма помогают укрепить хорошие отношения и продолжить сотрудничество.
Коллеги, добрый день! Благодарим вас за повышение эффективности звонков в отделе продаж.
Спасибо вам за внедрение и сопровождение нового функционала базы, эффективность звонков увеличилась на 15 %.
Будем рады и дальше реализовывать с вами новые проекты.
С уважением, Сергей Никоненко Начальник отдела продаж Контактный телефон: 4446
Нажмите на иконки для просмотра
Введение
Основная часть
Заключение
Итак, вы познакомились со структурой делового письма и основными видами деловых писем. Единая и логичная структура позволяют нам быстрее составлять разные виды писем, а нашим собеседникам быстрее и легче их понимать. Пишите структурированные письма!